Auswahl von Online-Tools – was sagt der Datenschutz?

Fast alle Unternehmen müssen sich bei der Auswahl von Online-Tools mit dem Datenschutz auseinandersetzen, denn Sie setzen wahrscheinlich irgendwo entsprechende Online-Tools ein.

Zum Beispiel für die Zusammenarbeit mit Mitarbeitern, Lieferanten und Kunden (Home-Office!). Aber auch für die Verbesserung von internen Prozessen (z.B. Projektmanagement, Schulung, Zeiterfassung usw.) werden Online-Tools genutzt.

Bei der Auswahl stehen naturgemäß Funktion, Bedienbarkeit und nicht zuletzt die Kosten im Fokus.

Aber haben Sie auch den Datenschutz ausreichend berücksichtigt? Sind Ihre Daten jederzeit verfügbar und sicher? Und was ist mit Anbietern außerhalb der EU?

Völlig unproblematisch ist der Einsatz eines Online-Tools nur, wenn alle Anforderungen der DSGVO erfüllt werden. In der Praxis ist das aber meistens nicht der Fall. Kann man Online-Tools als Unternehmen trotzdem einsetzen? Welche Punkte Sie dabei beachten sollten…

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Risikobasierter Ansatz

Das Risiko für den Einsatz eines Online-Tools, trägt der „Verantwortliche“. Verantwortlich ist gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO diejenige Stelle, die

„…allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet …“.

Verantwortlich ist daher in der Regel das nutzende Unternehmen, vertreten durch die Geschäftsführung. Abhängig vom konkreten Einsatzszenario können sich aber auch andere Verantwortlichkeiten ergeben.
Der Verantwortliche muss sich vor dem Einsatz des Online-Tools informieren, welche Risiken in Bezug auf die Rechte und Freiheiten aller möglicherweise betroffenen Personen bestehen.

Entscheidet er sich trotz bestehender Risiken für den Einsatz des Tools, so verantwortet er die möglichen Folgen des Einsatzes.

Welche Kriterien sind bei der Auswahl von Online-Tools wichtig?

Folgende Punkte sind bei der Auswahl zur Beurteilung eines Online-Tools wichtig:

Welche Daten werden überhaupt übertragen und verarbeitet (Metadaten, personenbezogene Inhalte, besondere Kategorien von Daten, geheimhaltungsbedürftige Daten)?
Wie kritisch sind diese verarbeiteten Daten aus Datenschutzsicht / für die betroffenen Personen?
Zu welchen Zwecken verarbeitet der Anbieter die Daten? (Nutzung ausschließlich für die Erbringung der beauftragten Dienstleistung, oder auch für eigene Zwecke?(!))
Wo werden die Daten verarbeitet?
Wie ist es um den Datenschutz am Ort der Verarbeitung oder dem Sitz des Anbieters bestellt?
Ist der Datenschutz technisch und vertraglich ausreichend abgesichert (formal -> Vertrag zur Verarbeitung im Auftrag, technisch -> Sicherheit der Verarbeitung beim Anbieter)?

Aber auch im eigenen Unternehmen müssen einige Punkte beachtet werden:

Sind die Informationspflichten gegenüber den Betroffenen eingehalten?
Können die Betroffenenrechte umgesetzt werden?

Empfehlungen für die Auswahl von Online-Tools

Tipp: Der Einsatz von Tools sollte ein gesteuerter Prozess sein. Lassen Sie nicht zu, dass Ihre Beschäftigten beliebige Tools ohne Überprüfung einsetzen.
Tipp: Wovon „lebt“ der Tool-Anbieter? Kostenlose Tools wirken auf den ersten Blick attraktiv. Häufig bezahlen Sie diese Anbieter aber mit personenbezogenen Daten der Nutzer oder durch Werbung.
Tipp: Werfen Sie einen kritischen Blick in die Datenschutzhinweise oder das „Privacy Statement“ des Anbieters. Hier sollte verständlich beschrieben sein, was mit Ihren Daten passiert.
Tipp: Zumeist handelt es sich beim Einsatz von Online-Tools um eine Verarbeitung im Auftrag. Daher muss ein entsprechender Vertrag zwischen dem Verantwortlichen und dem Auftragsverarbeiter geschlossen werden. Hierbei unterstützt Sie Ihr Datenschutzberater oder Datenschutzbeauftragter.
Tipp: Transparenz! Informieren Sie alle Betroffenen über den Einsatz eines Tools und nehmen Sie Bedenken gegen einzelne Online-Tools von Betroffenen unbedingt ernst!