Ein Hinweisgeberschutzsystem sorgt in erster Linie dafür, dass Hinweisgeber (auch Whistleblower genannt) Ihre Meldungen und Hinweise auf verschiedene Arten und Weisen, oder über unterschiedliche Kanäle und Wege abgeben, bzw. mitteilen können. Nach dem „Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen“ sollen Hinweisgeber vor Repressalien und persönlichen Nachteilen geschützt werden, die ihnen aufgrund des von ihnen gegebenen Hinweises entstehen könnten, denn sie riskieren unter Umständen sehr viel.
Menschen, die wichtige Informationen über Sicherheitsprobleme oder Verstöße in Unternehmen, bzw. Behörden weitergeben, sollen künftig besser vor Nachteilen geschützt sein. Um das garantieren zu können, müssen Unternehmen Hinweisgeberschutzsysteme einrichten.
In der Regel handelt es sich dabei um unterschiedliche Meldekanäle und den Umgang mit den über diese Kanäle eingehenden Hinweise.
Wie sieht ein Hinweisgeberschutzsystem aus?
Das Hinweisgeberschutzsystem ist nicht zwangsläufig eine Software.
Zwar bildet eine Software meist das Herzstück eines Hinweisgeberschutzsystems, aber eigentlich schafft sie erstmal nur einen Rahmen zum Umgang von Meldungen über Straftaten oder Verstöße, bzw. die Meldungen über solche.
Neben der eigentlichen Software ermöglicht ein Hinweisgeberschutzsystem im allgemeinen ein strukturiertes Vorgehen für die interne Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen aus dem Hinweisgeberschutzgesetz.
Das was mit dem Begriff also tatsächlich System gemeint ist, ist der systematische geregelte Umgang in Bezug auf eingehende Hinweise im Unternehmen.
Unternehmen müssen also nach den Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes ein Hinweisgeberschutzsystem schaffen, in dem sie die Regelungen aus dem Gesetz umsetzen können. Beispielsweise die Wahrung der Anonymität von Hinweisgebern.
Regelungen die Hinweisgeberschutzsystem mit sich bringt
In Ihrem Hinweisgeberschutzsystem legen Sie Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten fest, damit jeder weiß, wie er sich richtig zu verhalten hat. Je sensibler Informationen sind, desto weniger darf dabei schief gehen. Das bedeutet, je mehr involvierte Mitarbeiter geschult udn sensibilisiert sind, desto weniger Risiko entsteht durch unbeabsichtigtes Fehlverhalten.
Das Hinweisgeberschutzgesetz legt den Rahmen und die Aufgaben fest.
Ein Hinweisgeberschutzsystem trägt auch dazu bei, dass Unternehmen den rechtskonformen Umgang mit Hinweisen, bzw. die rechtskonforme Umsetzung der Anforderungen aus dem Hinweisgeberschutzgesetz nachweisen können.
Zusammenfassung Hinweisgeberschutzsystem
Ein Hinweisgeberschutzsystem ist keine Software, sondern ein Gesamtkonstrukt von Abläufen und Regelungen darüber, wie in Unternehmen mit Hinweisen umgegangen wird, bzw. wie diese bearbeitet werden damit Unternehmen die gesetzlichen Vorgaben aus dem Hinweisgeberschutzgesetz erfüllen.
Unternehmen sollten wie in anderen Managementsystemen auch Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten festlegen. Prozesse und Abläufe müssen klar geregelt sein, damit Nachweise erbracht werden können.
