Was ist Hinweisgeberschutz?

Im Hinweisgeberschutz machen Whistleblower bzw. Hinweisgeber auf Missstände und Straftaten aufmerksam, wenn ihnen solche beispielsweise im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit bekannt werden.

Sie leisten damit einen wichtigen Beitrag zur Aufdeckung von Unrecht und Korruption.

Oftmals sind sich Unternehmen über interne Verstöße überhaupt nicht im klaren, können aber nach einem Hinwies entsprechend reagieren. Genau das ist das Ziel von Hinweisgeberschutz und dem Hinweisgeberschutzgesetz: einen sicheren vertrauensvollen Rahmen für delikate Informationen schaffen.

Das Hinweisgeberschutzgesetz soll es Whistleblowern vereinfachen ihre Informationen über sichere und speziell geschützte Meldekanälen an Unternehmen oder öffentliche Stellen weiterzugeben.

Es besteht eine gesetzliche Pflicht sogenannte Meldekanäle einzurichten.

Neuigkeiten zum Hinweisgeberschutzgesetz

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Beschluss Hinweisgeberschutzgesetz
Abstimmung Hinweisgeberschutzgesetz

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Full-Service Hinweisgeberschutzsysteme

Mit unserem Angebot für ein Full-Service Hinweisgeberschutzsystem nehmen wir für unsere Kunden Hinweise nach dem Hinweisgeberschutzsystem entgegen.

Als externer Dienstleister bleiben wir dabei unabhängig.

Wir bewerten eingegangene Hinweise neutral und ohne eigene Interessen, bevor wir die Informationen an die zuständige interne Stellen zur weiteren Bearbeitung weiterleiten.

Wir stehen über das Hinweisgeberschutzsystem in Verbindung mit dem Hinweisgeber damit wir die vorgeschriebenen Rückmeldungen geben können.

Full-Service Hinweisgeberschutzsysteme beinhalten

  • Meldekanal zur Annahme von Hinweisen (ggf. anonym)
  • Zugang Whistleblower Software (SaaS)
  • Ersteinrichtung der Software
  • Einführung online
  • Standard Whistleblowerrichtlinie zur internen Verwendung
  • Standard Prozessbeschreibungen / Arbeitsanweisungen
  • fachkundige Betreuung

Fordern Sie jetzt eine unverbindliche Beratung über die notwendigen Schritte zur Einrichtung Ihres Full-Service Hinweisgescherschutzsystems an.

Details Full-Service Hinweisgeberschutz

Mit Whistleblower Software und dem Full-Service Hinweisgeberschutzsystem der Degenhardt, Schröder & Kollegen erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen an den Betrieb eines Hinweisgeberschutzsystems samt notwendiger Meldestelle mit planbarem Aufwand, günstig, einfach und schnell ohne den Einsatz eigener Ressourcen.

Software

  • nutzerfreundlich und übersichtlich
  • erprobte Lösung mit Abläufen
  • dauerhafte Wartung und Pflege
  • erfüllt gesetzliche Anforderungen
  • zertifizierte Sicherheit

Sie nutzen mit Whistleblower Software ein sicheres digitales System für die gesetzeskonforme Verwaltung eingehender Hinweise.

Dokumentation

  • sichere Dokumentation
  • Hinweisgeber-Richtlinie
  • Prozessbeschreibung
  • Löschfristen einhalten
  • Berichterstellung

Sie erstellen Nachweise und dokumentieren Vorgänge im Rahmen der gesetzlichen Pflichten.

Fallbearbeitung

  • Fachkunde der Bearbeiter
  • Unabhängigkeit der Meldestelle
  • Verwaltung von Meldungen
  • Kommunikation mit Hinweisgebenden
  • Einschätzung von Hinweisen

Meldungen werden bearbeitet, der Überblick behalten und das weitere Vorgehen koordiniert. Sie werden informiert, sobald Ihre Handlung erforderlich ist.

Leistungen Hinweisgeberschutzsystem

Die Bestandteile und Leistungen unseres Angebots für Hinweisgeberschutzsysteme beinhalten in der Regel ein Full-Service Hinweisgeberschutzsystem.

Fachkundige Mitarbeiter von Degenhardt, Schröder & Kollegen betreuen ab dann Ihren Meldekanal. Die Betreuer haben einen juristischen Ausbildungshintergrund, sowie Kenntnisse im Datenschutz.

Ihr Meldekanal in Ihrem Hinweisgeberschutzsystem ermöglicht Ihnen von Tag eins nach der Inbetriebnahme einen rechtskonformen Betrieb nach den Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes.

Die Betreuer des Meldekanals sind im Gegensatz zu Ihren Mitarbeitern nicht Bestandteil von Hinweisen und eingehenden Meldungen, so dass eine unabhängige und konfliktfreie Bearbeitung von Hinweisen nach den Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes möglich ist.

Bestandteile eines Hinweisgeberschutzsystems

  • Softwarelizenz
  • interne Whistleblower-Richtlinie
  • Prozessbeschreibungen / Arbeitsanweisungen
  • Meldekanäle zur Annahme von Hinweisen
  • Verwaltung und Dokumentation von Meldungen
  • Kommunikation mit den Hinweisgebenden
  • Einschätzungen eingegangener Meldungen durch fachkundige Betreuer
  • Unterstützung der Anforderungen aus dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)
  • Reports (intern, Geschäftsleitung oder LkSG)
  • einfache Bedinebarkeit
  • sichere Software
  • professionelles Hosting

Fordern Sie jetzt eine unverbindliche Beratung über die notwendigen Schritte zur Einrichtung Ihres Full-Service Hinweisgescherschutzsystems an.

Häufige Fragen zum Hinweisgeberschutz

Ein Full-Service Hinweisgeberschutzsystem wird von einem unabhängigen Dienstleister betrieben. Der Auftraggeber stellt damit sicher fachkundiges Personal mit juristischem Hintergrund zu beauftragen. Möglich Interessenkonflikte werden damit ausgeschlossen.

Ein Full-Service Hinweisgeberschutzsystem ist sinnvoll wenn eine unabhängige Stelle (außerhalb des Betreibers des Hinweisgeberschutzsystems) Hinweise und Meldungen in dessen Auftrag entgegen nehmen, diese bewerten, und an die zuständigen internen Stellen weiterleiten soll.

Nötig kann so eine Auslagerung aufgrund fehlender interner Ressourcen, oder aber möglicher Interessenkonflikter sein.

Die dafür notwendige Fachkunde mit juristischem Hintergrund und Fachwissen im Datenschutz bringen wir von Degenhardt, Schröder & Kollegen selbstverständlich mit.

Die Inbetriebnahme Ihres Hinweisgeberschutzsystems können wir von Degenhardt, Schröder & Kollegen innerhalb eines Tages erledigen. Gesetzliche Anforderungen erfüllen Sie damit auch kurzfristig und wenn es eilt.

Nicht nur. Ein Hinweisgeberschutzsystem ist ein Zusammenspiel aus Prozessen, Zuständigkeiten und Software. Es ist hilfreich wenn eine Software die gesetzlich vorgeschriebenen, aber auch andere notwendige Prozesse unterstützt. Unser Full-Service Hinweisgeberschutzsystem basiert auf Whistleblower Software – einem Pionier von Software zum Betrieb von Hinweigeber-Meldestellen und -kanälen.

Nein. Wenn Sie das Full-Service Hinweisgeberschutzsystem von Degenhardt, Schröder & Kollegen zusammen mit Whistleblower Software beauftragen, müssen Sie sich um nichts kümmern.

  • wir richten die Software ein
  • Sie erhalten die notwendigen Richtlinien und Beratung zum Ablauf bei Ihren internen Prozessen
  • Ihre Mitarbeiter erhalten eine Schulung zur Software und der wichtigsten Abläufe im Falle eines eingehenden Hinweises

Für interne Meldesysteme haben sich Onlinemeldekanäle, z.B. über die Eingabe / Upload von Hinweisen auf einer Webseite erwiesen. Im Rahmen der Einrichtung personalisieren wir Ihre Hinweisgeberseite und sie erhalten eine Link, den Sie intern oder Ihrer Webseite veröffentlichen können. Gerne können wir auch mehrere Links erstellen.

Hinweisgeber können anonyme Hinweise mit Dokumenten zeit- und ortsunabhängig abgeben. Sobald die Hinweise in der Whistleblower Software eingegangen sind, werden sie gespeichert und als Fall von fachkundigem Personal bearbeitet.

Telefonhotlines sind wegen Sprachbarrieren, personalintensiver Betreuung hinsichtlich Bereitschafts- / Hotlinezeiten und fehlender schriftlicher Dokumentation eher ungünstig.

Kosten Hinweisgeberschutzsystem

Die Kosten für den Betrieb Ihres Hinweisgeberschutzsystems mit Whistleblower Software und der externen Betreuung durch Degenhardt, Schröder und Kollegen ergeben sich aus den Lizenzkosten für die Software und den Betreuungskosten durch fachkundige Mitarbeiter.

Während sich die Lizenzkosten nach der Mitarbeiteranzahl und Unternehmensgröße richten, werden für eingehende Hinweise die Zeitaufwände pro Fall ausschließlich nach Aufwand berechnet und in einem monatlichen Aktivitätennachweis gepflegt.

Erhaltene Hinweise werden dokumentiert, bewertet und an die Verantwortlichen Stellen zur weiteren Bearbeitung und Abstimmung weitergeleitet. Über Aufwände sind Sie immer im Bilde.

Unser Angebot umfasst ein Full-Service Hinweisgeberschutzsystem.

  • Unternehmensgröße / Mitarbeiterzahl
    monatliche Pauschale
  • 0 – 49
    € 109,-
  • 50 – 99
    € 129,-
  • 100 – 149
    € 149,-
  • 150 – 249
    € 179,-
  • 250 – 500
    € 329,-
  • 501 – 1000
    € 379,-
  • 1001 – 2000
    € 499,-
  • 2001 – 5000
    auf Anfrage
  • + 5000
    auf Anfrage

Sie zahlen KEINE Einrichtungsgebühren für die Standardkonfiguration.

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • verfügbar ohne Zusatzkosten für Einrichtung
  • übersichtliche und planbare Kosten
  • keine eigenen Mitarbeiter oder zusätzliche Systeme notwendig
  • ohne Begrenzung für Standorte / Nutzer / Meldungen / Fälle
  • fachkundige externe Betreuung durch geschultes Personal
  • gesetzeskonformer Betrieb durch etabliertes System gewährleistet
  • sichere Kommunikation und Übertragung sensibler Daten durch Verschlüsselung
  • Software erfüllt Sicherheitsanforderungen nach dem Stand der Technik

Umsetzungsschritte bis zu Ihrem Hinweisgeberschutzsystem

  • nach der Beauftragung

    1

    Software einrichten

    Hinweisgeberschutzsoftware von Whistleblower Software.

  • Formalien

    2

    Dokumentation

    Standard Whistleblower-Richtlinie und Prozessbeschreibungen / Arbeitsanweisungen

  • Meldekanal

    3

    Go Live

    Hinweise können angenommen werden.

  • Fertig

    4

    Sie erfüllen Ihre gesetzlichen Anforderungen!

Unter Full-Service Hinweisgeberschutzsystem verstehen wir von Degenhardt, Schröder & Kollegen neben dem ausgelagerten Betrieb Ihres Hinweisgeberschutzsystems und der Betreuung Ihrer Meldekanäle auch die Einrichtung der Software.

Sie müssen sich um nichts kümmern.

Fordern Sie jetzt eine unverbindliche Beratung über die notwendigen Schritte zur Einrichtung Ihres Full-Service Hinweisgescherschutzsystems an.

Hinweisgeberschutzgesetz

Das Bundeskabinett hat am 27. Juli 2022 einen Entwurf für das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) beschlossen. Es wurde bis Ende 2022 noch mit der Verabschiedung gerechnet. Das Gesetz soll dann Anfang des Jahres 2023 nach einer drei monatigen Übergangsphase in Kraft treten.

Anwendungsbereich

Der Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzes richtet sich auf das EU-Recht, sowie nationales Recht, hierbei muss es sich um strafbewehrte (Straftaten) oder bußgeldbewehrte (Ordnungswidrigkeiten) Vergehen oder solche die die Gesundheit oder das Leben gefährden handeln.

Betroffene und Hinweisgeberschutz

Organisationen ab 50 Mitarbeitenden müssen sichere Hinweisgebersysteme einführen, Firmen mit 50-249 Mitarbeitenden haben eine Übergangszeit bis Dezember 2023 (gemäß der EU-Whistleblower-Richtlinie).

Umsetzung

Hinweisgeberschutz und Meldesysteme

Meldesysteme müssen die Meldung 

  • mündlich
  • schriftlich
  • persönlich

ermöglichen.

Anforderung an das Meldesystem im Hinweisgeberschutz

  • einfach und intuitiv (Benutzerfreundlich),
  • höchste Sicherheit
  • DSGVO-Konformität

Meldesysteme – gemeinsame Nutzung & Outsourcing

Organisationen zwischen 50 und 249 Mitarbeitenden dürfen sich laut dem Gesetzgeber ein Hinweisgebersystem teilen.

Gesellschaften/Konzerne können Meldekanäle gemeinsam nutzen (größenunabhängig). Die Konzernmutter kann hier dann die Rolle eines meldestellenbetreuenden Dritten übernehmen.

Zudem kann die Meldestelle an eine Einrichtung außerhalb der Firma, zum Beispiel eine Ombudsperson, ausgelagert werden.

Wir sprechen in dem Zusammenhang von einem Full-Service Hinweisgeberschutzsystem und der Betreuung Ihres Meldekanals.

Umgang mit Meldungen im Hinweisgeberschutz

Der Zugang einer eingegangenen Meldung ist innerhalb von sieben Tagen zu bestätigen.

Danach hat die Organisation drei Monate Zeit, um Maßnahmen zu ergreifen, hierüber ist die meldende Person zu informieren, zum Beispiel das die Meldung an die Behörden weitergegeben wurde oder eine interne Untersuchung eingeleitet wurde.

Bußgelder, Strafen und Verstöße

Verstöße sollen nach § 30 Ordnungswidrigkeitengesetz (OWiG) geahndet werden. Danach wären Bußgelder von bis zu 10 Millionen Euro möglich.

Ein Verstoß liegt zum Beispiel vor, wenn Meldungen behindert werden oder Repressalien gegen Hinweisgeber ergriffen werden.

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