Ein gutes Hinweisgeberschutzsystem bringt einige wichtige Komponenten mit in Ihr Unternehmen und unterstützt Sie bei der Umsetzung der Compliance Anforderungen aus des Hinweisgeberschutzgesetzes.
Es unterstützt Sie als Betreiber (Unternehmen und öffentliche Stellen) genauso wie Anwender in ihrer Zielerreichung.
Es müssen nicht nur die gesetzlichen Anforderungen, sondern auch die Erwartungen der Nutzer erfüllt werden.
Nutzerfreundliches Hinweisgeberschutzsystem
Die Erwartungen der Nutzer an ein Hinweisgeberschutzssystem mit dem Sie die wichtigen Meldung bearbeiten sind vielleicht nicht ausschlaggebend, aber dennoch relevant. Wer arbeitet schon gerne mit Software, die zwar ihren Zweck erfüllt, dabei aber unverständlich oder umständlich ist.
Nutzer sind dabei einerseits die Personen, die das Hinweisgeberschutzsystem betreuen, also Hinweise entgegennehmen und bearbeiten, aber auch diejenigen, die es übergeordnet betreiben – also die veratnwortlichen in den Unternehmen, die mit Ergebnissen oder Meldungen konfrontiert werden, ggf. mal zu Auswertungen in das System hineinschauen, oder sich etwas zeigen lassen.
Deshalb sind Usability / intuitive Bedienbarkeit und Nutzerfreundlichkeit der Software ein wichtiges Auswahlkriterium.
Meldekanäle
Aus der Sicht der Hinweisgeber muss das Hinweisgeberschutzsystem ihnen einen klaren und einfachen Weg aufzeigen, damit die Hinweise ohne viele Umstände gegeben werden können.
Ob das über eine Hotline, den Upload einer Audiodatei, Online Formulare auf Webseiten, den Upload von sonstigen Dateien wie Fotos, Videos, o.ä. erfolgt, entscheiden Sie als Betreiber eines Hinweisgeberschutzsystems.
Je mehr Möglichkeiten Sie anbieten können, desto weniger muss sich der Hinweisgeber darauf einstellen und kann sich auf seine Meldung konzentrieren.
Abläufe von Meldungen in Hinweisgeberschutzsystemen
Wenn eine Software speziell dafür erstellt wurde, um gesetzlich vorgegebene Anforderungen umzusetzen, liegt es auf der Hand, dass auch im Fall von Hinweisgeberschutzsystemen die Prozesse in Zusammenhang mit der Bearbeitung von Hinweisen und Meldungen diese Vorgaben erfüllen.
Zusätzlich dazu können weitere Features sinnvoll sein, wenn Ihnen diese dabei helfen die Rechtskonformität des Unternehmens sicherzustellen.
Haben Sie noch keine Abläufe festgelegt, können Sie sich an den durch die Software vorgegebenen orientieren – bei guter Software sind damit ohnehin nur die gesetzlichen Anforderungen abgedeckt, bzw. unterstüzen Sie dabei diese abzudecken.
Die Software muss ich in Ihre Prozesse integrieren (können), doer zu Ihrem Prozess werden (können).
Je mehr Sie von der Norm abweichen, desto mehr Arbeit werden Sie mit Pflege und Mitdenken haben.
Verfügbarkeit von Hinweisgeberschutzsystemen
Stellen Sie sich vor, Sie wollen jemanden darauf hinweisen, dass ihm gerade fünf Euro aus der Tasche gefallen sind. Bevor Sie bescheid sagen können, müssen Sie allerdings erstmal warten… Klar freut derjenige sich darüber aber Sie haben wahrscheinlich schnell keine Motivation mehr.
Ein Hinweisgeberschutzsystem muss für Hinweisgebende vor allem erreichbar sein, so dass sie Meldungen zu einem ihnen beliebigen Zeitpunkt abgeben können. Kurz gesagt, das System muss Hinweisgebern zur Verfügung stehen. Es darf nicht wegen technischer oder sonstiger Störungen ausfallen, muss immer „empfangsbereit“ sein, so dass Wartungsarbeiten keine Einschränkungen mit sich bringen, und muss auch unter großem Ansturm funktionieren.
Um die Erwartungen und Anforderungen zu erfüllen, muss ein Hinweisgeberschutzsystem robust, belastbar und verfügbar sein.
Software die nicht ausreichend erprobt ist, darf gar nicht erst zur Wahl stehen. Schließlich möchten Sie sich nicht als Beta-Tester fungieren.
Anonyme Hinweise
Darüber hinaus sollte das System Anonymität garantieren und sicherstellen, dass Hinweisgeber nicht identifiziert werden können, wenn sie das nicht möchten.
Das bedeutet, ihr System samt ihren Abläufen müssen diese Anforderung an die Anonymität erfüllen können.
Für Hinweisgeber ist es besonders wichtig zu wissen, dass ihre Informationen vertraulich behandelt, und ihre Bedürfnisse ernst genommen werden.
Vertrauen der Hinweisgeber
Um Hinweise zu erhalten müssen Sie das Vertrauen des Hinweisgebers genießen.
Sollten Sie das noch nicht haben, müssen Sie es erlangen. Das können Sie erreichen, indem Sie ein professionelles System betreiben und Hinweisgebenden klar machen, wie Sie mit deren Hinweisen, egal wie schwerwiegend diese sein könnten, umgehen.
Interessenkonflikte und Fachkunde
Um das notwendige Vertrauen von Hinweisgebern in Sie, aber auch in Ihr Hinweisgeberschutzsystem zu erlangen ist es sehr hilfreich wenn Sie eine unabhängige Stelle mit der Bearbeitung von Hinweisen beauftragen. Hinweisgeber können sich dann bedenkenlos an diese wenden.
Diese Stelle muss frei von Interessenskonflikten sein und die nötige Fachkunde bzgl. Abläufen mitbringen. Das bedeutet sie muss in der Lage sein, die Informationen des Hinweisgebers zu prüfen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.
Fazit zum Hinweisgeberschutzsystem
Ein Hinweisgeberschutzsystem muss die Arbeit des Hinweisgebers erleichtern und ihm Sicherheit geben. Hinweisgeber müssen in Hinweisempfänger Vertrauen haben. Eine professionelle und erprobte Software kann dabei neben erfahrenem Personal die Anforderungen erfüllen.
Schließlich soll ein Hinweisgeberschutzsystem den Hinweisgeber darin unterstützen, sich direkt an die richtigen Stellen zu wenden und seine Angaben zu belegen ohne sich Gedanken darüber machen zu müssen, ob nicht die falschen Personen die Informationen erhalten.
Ein gutes Hinweisgeberschutzsystem muss verhindern, dass der Hinweisgeber selbst diskreditiert wird und Konsequenzen trägt. Es bietet dem Hinweisgeber Schutz vor Vergeltung und Drohungen, und schafft durch diverse Sicherheitseinstellungen Vertrauen .
Kommunizieren sie höflich und ermutigend, ggf. sogar in unterschiedlichen Sprachen.
Ermuntern Sie mit Ihrem Hinweisgeberschutzsystem den Hinweisgeber dazu, sein Wissen Ihnen gegenüber zu offenbaren.
