Wird ein Datenschutzbeauftragter nötig oder wollen Sie sicher sein was den Datenschutz angeht, so stellt sich irgendwann auch die Frage, ob es ein interner oder externer Datenschutzbeauftragter sein soll. In diesem Beitrag zeigen wir kurz den Unterschied und die Vor- sowie Nachteile eines interner bzw. externen DSB.

Interner oder externer Datenschutzbeauftragter? Wo liegt der Unterschied?

Der Unterschied liegt vor allem darin, dass der interne Datenschutzbeauftragte ein Mitarbeiter, oder eine Mitarbeiterin des Unternehmens ist. Der externe Datenschutzbeauftragte dagegen ist selbst Unternehmer bzw. selbständig. Er wird beauftragt und dann zum externen Datenschutzbeauftragten benannt. Damit geht es auch schon zu den Vor- und Nachteilen eines internen oder externen Datenschutzbeauftragten.

Welche Vor- und Nachteile hat der interne Datenschutzbeauftragte?

Vorteile eines internen Datenschutzbeauftragten

Die Vorteile eines internen Datenschutzbeauftragten liegen vor allem darin, dass er Ihr Unternehmen kennt. Er ist hier „zu Hause“, und in die Kommunikation, sowie Verflechtungen des Unternehmens bestens eingebunden. Er kennt die Strukturen und Mitarbeiter genauer als ein externer DSB. Oft als Vorteil genannt, werden auch die Kosten. Es muss theoretisch kein neuer Mitarbeiter eingestellt werden. Doch ist zu beachten, dass der interne Datenschutzbeauftragte nun neue Aufgaben hat – der Arbeitsaufwand ist nicht zu unterschätzen.

Nachteile eines internen Datenschutzbeauftragten

Damit kommen wir direkt zu den Nachteilen eines internen Datenschutzbeauftragten. Die Kosten und auch die Aufgaben können schnell unüberschaubar werden. Die Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten sind vielfältig und womöglich kann der interne Datenschutzbeauftragte seiner bisherigen Tätigkeit nicht mehr wie gewohnt nachgehen. Am Ende muss doch noch ein neuer Mitarbeiter eingestellt werden. Probleme bereiten wird meist die Suche nach einem geeigneten Mitarbeiter. Damit ein Mitarbeiter Datenschutzbeauftragter sein kann, gilt es Voraussetzungen nach Art. 37 V DSGVO zu erfüllen. Da kann es schon schwierig werden, einen Mitarbeiter mit dem nötigen Fachwissen und der geeigneten beruflichen Qualifikation zu finden. Oft sind dann Schulungen und Weiterbildungen nötig. Das Wissen muss dann auch stets auf dem aktuellen Stand gehalten werden, um den Anforderungen aus dem Datenschutz gerecht zu werden. Als letzten Nachteil kann man den Kündigungsschutz des internen Datenschutzbeauftragten sehen. Hier sind einige Besonderheiten zu beachten.

Wo liegen die Vor- und Nachteile des externen Datenschutzbeauftragten?

Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten

Was ein Nachteil des internen Datenschutzbeauftragten ist, ist ein Vorteil des externen Datenschutzbeauftragten. Der externe Datenschutzbeauftragte ist qualifiziert, und hält sich auf dem laufenden über die rechtlichen Entwicklungen im Datenschutz. Dazu weiss der externe DSB, wie der Datenschutz im Unternehmen am Besten umzusetzen ist. Durch seine Qualifikation kann der DSB auf Anfragen von Mitarbeitern und Betroffenen schnell reagieren. Er hat bereits nötige Vorlagen und kennt die üblichen Fragen zum Thema Datenschutz. Meistens ist es auch so, dass ein externer Datenschutzbeauftragter vom Betriebsrat eher akzeptiert wird, als ein interner DSB. Zu guter Letzt weiß der externe DSB, wie und wo man im Unternehmen anfängt. Er kennt das Vorgehen und sieht schnell die Schwachstellen im Unternehmen.

Nachteile eines externen Datenschutzbeauftragten

Natürlich gibt es auch bei der Benennung eines externen DSB Nachteile. Einer der größten Nachteile ist die Einbindung des Datenschutzbeauftragten. Er ist oft außen vor, oder wird zu spät in die internen Prozesse eingebunden. Diesem Nachteil können Sie aber zuvor kommen, indem Sie den DSB in alle nötigen Prozesse einbinden. Dadurch dass der Datenschutzbeauftragte kein angestellter Mitarbeiter ist, kann es dazu kommen, das die Mitarbeiter eine gewisse Scheu haben, bei Fragen auf den externen DSB zuzugehen. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter dazu, und sprechen sich für das Nutzen und Abrufen des Wissens des DSB aus. Ein weiterer Nachteil kann im Fehlen von Kenntnissen zur Branche in der Ihr Unternehmens tätig ist liegen.

Fazit

Am Ende haben beide Arten eines Datenschutzbeauftragten ihre Vor- und Nachteile. Es spricht nichts gegen einen gut qualifizierten internen Datenschutzbeauftragten. Genauso wenig dagegen, wenn kein entsprechender Mitarbeiter im Unternehmen ist, einen externen Datenschutzbeauftragten zu beauftragen.

Es kommt auf die Qualifikation an, aber noch mehr auf die Integration in die Abläufe, denn egal ob intern oder extern, Ihr Datenschutzbeauftragter kann Ihnen zwar Arbeit abnehmen und kennt vielleicht den ein oder anderen Ausweg, die datenschutzrechtliche Verantwortung bleibt Ihnen jedoch erhalten.

Besonders nachteilig empfinden Unternehmen aus unserer Erfahrung den Kündigungsschutz interner Datenschutzbeauftragter.