Sprachbarrieren gehören im Unternehmensalltag längst zum Standard. Ob in der Zusammenarbeit mit internationalen Kunden, in globalen Teams oder bei fremdsprachigen Bewerbungen, Informationen müssen oft schnell verstanden und weitergegeben werden. Häufig geschieht das unter Zeitdruck.
KI-basierte Sprachübersetzungstools wirken dabei wie eine einfache Lösung: Ein Text, ein Klick und die Kommunikation funktioniert scheinbar mühelos. Gerade diese Einfachheit führt jedoch dazu, dass der Einsatz in der Praxis nur selten kritisch hinterfragt wird.
KI-Übersetzung: Mehr als nur ein praktisches Hilfsmittel
Sobald Inhalte in ein KI-Tool eingegeben werden, kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO vorliegen. Das betrifft nicht nur die eigentliche Übersetzung, sondern den gesamten Verarbeitungsvorgang.
Dabei können unterschiedliche Datenarten betroffen sein, insbesondere:
- personenbezogene Daten, etwa von Kunden, Mitarbeitenden oder Bewerbenden
- interne oder vertrauliche Unternehmensinformationen, wie Geschäftsgeheimnisse
- Nutzer-, Nutzungs- und Metadaten, beispielsweise Zeitpunkt, IP-Adresse oder Geräteinformationen
- biometrische Daten wie Sprachmuster oder Stimmprofile bei Spracheingaben
Ein wichtiger Punkt dabei: Ein Personenbezug liegt bereits dann vor, wenn sich Informationen auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen.
Zusätzlich ist zu beachten, dass je nach Anbieter und Konfiguration Daten gespeichert oder auch für Trainingszwecke weiterverarbeitet werden können. Pauschale Aussagen sind hier nicht möglich. Ohne eine sorgfältige Überprüfung lässt sich keine verlässliche Aussage treffen.
Rechtsgrundlage: Jede Nutzung erfordert eine Einzelfallprüfung
Die Verarbeitung personenbezogener Daten muss rechtmäßig erfolgen und erfordert eine passende Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO.
Im Unternehmenskontext kommen dabei insbesondere in Betracht:
- Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
wenn die Übersetzung unmittelbar zur Durchführung eines Vertrags erforderlich ist - Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
beispielsweise zur Unterstützung einer effizienten Kommunikation, wobei eine vorherige sorgfältige Interessenabwägung erforderlich ist
Wichtig ist: Die rechtliche Bewertung beschränkt sich nicht auf die Übersetzung selbst. Sie umfasst jeden einzelnen Verarbeitungsschritt – also auch Speicherung, Protokollierung oder eine mögliche Weiterverarbeitung durch den Anbieter.
Die Verarbeitung sowie der jeweilige Zweck sind darüber hinaus im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO zu dokumentieren.
Besondere Daten: Erhöhte Anforderungen an den Schutz
Werden besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO verarbeitet, gelten erhöhte Anforderungen an die Sicherheit der Verarbeitung.
Dazu gehören unter anderem:
- biometrische Daten
- Gesundheitsdaten
- Informationen, aus denen besondere Merkmale hervorgehen können
In der Praxis kann dies insbesondere folgende Kontexte betreffen:
- Prozesse rund um Beschäftigtendaten, etwa in Bewerbungs- oder Personalprozessen
- Kundenkommunikation mit sensiblen Inhalten
- Support- oder Beschwerdefälle mit individuellen Angaben
Für besondere personenbezogene Daten gilt grundsätzlich ein Verarbeitungsverbot. Es können zwar Ausnahmen bestehen, dennoch ist es erforderlich, jeden Einzelfall genau zu prüfen, bevor solche Inhalte in KI-Übersetzungstools eingegeben werden.
Anbieter und Verantwortung: Klare Zuständigkeiten im Unternehmen
Die datenschutzrechtliche Verantwortung für personenbezogene Daten liegt immer beim Unternehmen. Das gilt auch dann, wenn externe Tools genutzt oder Mitarbeitende eigenständig Anwendungen verwenden.
Je nach Ausgestaltung ist der Anbieter:
- entweder Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO
- oder eigenständig Verantwortlicher
Besondere Aufmerksamkeit ist erforderlich, wenn Anbieter personenbezogene Daten für eigene Zwecke verarbeiten, beispielsweise zur Weiterentwicklung von KI-Systemen. In solchen Fällen liegt keine klassische Auftragsverarbeitung mehr vor, wodurch sich zusätzliche Anforderungen an die Weitergabe der Daten ergeben.
Typische Risiken im Arbeitsalltag
In der Praxis zeigen sich immer wieder ähnliche Risikofelder:
- Unkontrollierte Nutzung von Tools
Mitarbeitende greifen auf frei verfügbare oder kostenlose KI-Tools zurück, ohne dass diese freigegeben sind - Fehlende Vorgaben zur Dateneingabe
Ohne klare Regeln können auch sensible Inhalte verarbeitet werden - Ungeprüfte Anbieter
Datenflüsse, Speicherorte oder mögliche Drittlandübermittlungen werden nicht ausreichend geprüft - Fehlende Sensibilisierung
Datenschutzrisiken werden im Arbeitsalltag häufig unterschätzt
Diese Punkte verdeutlichen, dass die eigentliche Herausforderung oft nicht in der Technologie selbst liegt, sondern in ihrem Einsatz im Alltag.
KI-Übersetzung verantwortungsvoll im Unternehmen verankern
Um KI-basierte Sprachübersetzung datenschutzkonform einzusetzen, sind klare organisatorische und technische Rahmenbedingungen erforderlich.
Wesentliche Maßnahmen sind:
- Organisationspflicht
Verbindliche Richtlinien und Freigabeprozesse für KI-Tools etablieren - Kontrollpflicht
Klare Vorgaben zur Dateneingabe festlegen, insbesondere im Umgang mit personenbezogenen und sensiblen Daten - Rechenschaftspflicht
Rechtsgrundlagen und Zwecke der Verarbeitung dokumentieren - Sorgfaltspflicht
Anbieter im Hinblick auf Datenverarbeitung, Speicherorte und vertragliche Grundlagen prüfen - Technische Schutzmaßnahmen
Funktionen zur Weiterverarbeitung von Daten möglichst deaktivieren und Datenflüsse reduzieren - Qualitätssicherung
Bei sensiblen oder geschäftsrelevanten Inhalten eine menschliche Kontrolle sicherstellen - Mitarbeiterschulung
Mitarbeitende regelmäßig sensibilisieren, insbesondere bei Veränderungen von Tools oder Einsatzbereichen
Fazit
KI-basierte Sprachübersetzungstools bieten klare Vorteile für die Unternehmenskommunikation. Sie erleichtern die Zusammenarbeit über Sprachgrenzen hinweg und können Prozesse spürbar beschleunigen.
Gleichzeitig handelt es sich jedoch nicht nur um einfache Hilfsmittel, sondern um datenverarbeitende Systeme im Sinne der DSGVO. Ihr Einsatz erfordert daher eine sorgfältige rechtliche und organisatorische Steuerung.
Das zentrale Risiko liegt weniger in der Technologie selbst, sondern in einer unkontrollierten Nutzung im Arbeitsalltag – insbesondere dann, wenn Daten unbeabsichtigt an Dritte weitergegeben werden.
Deshalb gilt:
- Einsatz klar regeln
- Datenverarbeitung auf das notwendige Maß beschränken
- Anbieter sorgfältig prüfen
- rechtliche Grundlagen dokumentieren
- Mitarbeitende sensibilisieren
