Datenschutz im Hinweisgeberschutz
Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenverarbeitung durch Vimeo.
Datenschutzhinweise von Vimeo ansehen
Informationspflichten
Es ist entscheidend, klare und leicht verständliche Datenschutzhinweise für alle Betroffenengruppen bereitzustellen.
- Hinweisgeber
- Personen, die Gegenstand einer Meldung sind (zu Recht / zu Unrecht Beschuldigte)
- Personen die von einer Meldung betroffen sind ( z.B. Zeugen)
Hinweisgeber können diese Hinweise im Rahmen Ihrer Meldung erhalten – am besten davor. Im Falle anderer betroffener Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, oder sonstigen Personen, die von einer Meldung betroffen sind, können die Informationen im Laufe eines Verfahrens übermittelt werden, um die Integrität von internen Ermittlungen nicht zu gefährden. Wann das geschehen soll, müssen Sie sorgfältig abwägen.
Technische und Organisatorische Maßnahmen (TOM)
Um die Vertraulichkeit zu wahren, sind technische und organisatorische Maßnahmen unerlässlich. Diese müssen angemessen sein. Dazu zählen verschlüsselte Kommunikationskanäle, ein Zugriffs- und Berechtigungskonzept, sowie Regelungen zu Löschung und Aufbewahrung.
Dokumentation
Alle Prozesse, von der Datenerhebung bis zur Löschung, müssen dokumentiert sein. Dies erleichtert die Überprüfung und sorgt für Transparenz – sowohl intern als auch extern.
Auftragsverarbeitungsverträge und Verträge zur gemeinsamen Verantwortlichkeit
Wenn externe Dienstleister für die Verarbeitung der Daten zuständig sind (Softwareanbieter, Dienstleister einer Ombudsstelle), ist evtl. der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrages nach Art. 28 DSGVO erforderlich. Auch denkbar ist eine gemeinsame Verantwortlichkeit mit entsprechenden Verträgen.
Datenschutz-Folgenabschätzung
Gemäß Art. 35 DSGVO ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchzuführen, wenn die Datenverarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für Betroffene darstellen könnte.
Interne Richtlinien
Legen Sie in internen Richtlinien und Anweisungen fest, wie Mitarbeiter mit verschiedenen Aspekten des Hinweisgeberschutzes umgehen sollten, einschließlich der Weitergabe und Verarbeitung von Informationen im Zuge von internen Ermittlungen oder Folgemaßnahmen.
Zusammenfassung
Die Einhaltung des Datenschutzes im Rahmen des Hinweisgeberschutzes ist komplex und erfordert eine ganzheitliche Betrachtung.
Es müssen die Grundsätze der DSGVO eingehalten werden. Dazu zählen unter anderem die Erfüllung der Informationspflichten, das Ergreifen von (angemessenen) technischen und organisatorischen Maßnahmen, die Dokumentation, entsprechende vertragliche Vereinbarungen, eine Datenschutz-Folgenabschätzung und interne Richtlinien.
Bei Unsicherheiten ist es ratsam, professionelle Beratung einzuholen, um alle Anforderungen erfüllen zu können.
