Anonyme Meldungen im Rahmen von Hinweisgeberschutzsystemen sind in der heutigen globalisierten Geschäftswelt neben Ethik, Integrität und Transparenz nicht nur Schlagworte. Sie sind entscheidende Säulen für den Aufbau und Erhalt des Vertrauens von Kunden, Mitarbeitern und Stakeholdern, sowie die Compliance von Unternehmen.
Mit der kürzlich im Bundesgesetzblatt veröffentlichten Verordnung zur Organisation der externen Meldestelle des Bundes gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz wurde erneut betont, wie wichtig der Schutz von Hinweisgebern ist.
Achtung, es handelst sich dabei nicht um ein weiteres oder neues Gesetz zum Hinweisgeberschutzgesetz. Die Verordnung gilt für die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen aus dem Hinweisgeberschutzgesetz an die externe Meldestelle des Bundes. Diese betreibt das Bundesministerium für Justiz.
anonyme Meldungen und die externe Meldestelle des Bundes
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Warum Hinweisgeberschutzsysteme?
Hinweisgeber sind für Unternehmen von unschätzbarem Wert, denn ihre Hinweise und Meldungen können dazu beitragen, dass Unternehmen Kenntnis von Verstößen erlangen und selbst Maßnahmen ergreifen, bzw. tätig werden.
Hinweisgeber können, egal ob anonym oder nicht-anonym, frühzeitig auf unethische oder illegale Praktiken hinweisen und so dazu beitragen, potenzielle Skandale, Imageschäden, rechtliche Probleme oder finanzielle Verluste zu verhindern.
Oft kommt es vor, dass Hinweisgeber Meldungen unter hohem persönlichen Risiko abgeben und persönliche Nachteile riskieren müssen.
Ein effektives Hinweisgeberschutzsystem stellt sicher, dass diese Personen ihre Hinweise geben können, ohne negative Konsequenzen für sich befürchten zu müssen.
Die Macht der anonymen Meldungen
Anonyme Meldungen leisten einen Beitrag dazu gar nicht erst unter Verdacht zu geraten oder in Versuchung zu kommen Repressalien gegen Hinweisgeber zu erlassen.
Dass Anonyme Meldungen von Unternehmen mit ihrer internen Meldestelle nicht entgegen genommen oder bearbeitet werden müssen macht §16 Abs. (1) HinSchG deutlich. Es handelt sich vielmehr um eine Empfehlung.
„Es besteht allerdings keine Verpflichtung, die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen.“
Jedoch wird externe Meldestelle des Bundes nach der o.g. Verordnung ab dem 1. Juli 2024 anonyme Meldungen entgegennehmen und auch bearbeiten.
Anonyme Meldungen bieten Whistleblowern eine zusätzliche Schutzschicht. Sie ermöglichen es Individuen, potenzielle Probleme zu melden, ohne ihre Identität preiszugeben. Dies ist besonders wichtig in Umgebungen, in denen die Befürchtung von Repressalien besteht.
Die Frage, die sich Unternehmen stellen sollten, lautet: „Wenn ein Mitarbeiter die Wahl hat zwischen einer anonymen Meldung bei einer externen Meldestelle des Bundes und der Meldung bei der internen Meldestelle des Unternehmens, welche Option würde er wählen?“ Wenn die Antwort nicht eindeutig zugunsten des eigenen Unternehmens ausfällt, ist es höchste Zeit Vertrauen aufzubauen und ggf. das eigene Vorgehen zu überdenken.
Optimierung für anonyme Meldungen
Die Einführung eines Hinweisgeberschutzsystems, das auch anonyme Meldungen unterstützt, erfordert eine klare Strategie, mehr Organisation und eher weniger technische Expertise wenn Sie auf keine etablierte Lösung zurückgreifen.
Einige Schritte, die Unternehmen dabei trotzdem beachten sollten:
- Technische Sicherheit: Die meisten aktuellen Lösungen bieten die Möglichkeit der Anonymität des Hinweisgebers. Prüfen Sie ob dieses Feature verfügbar ist.
- Transparente Prozesse: Mitarbeiter sollten genau wissen, was den Prozess einer anonymen Meldung ausmacht und wie dieser trotzdem funktionieren kann.
- Feedback-Mechanismen: Selbst wenn eine Meldung anonym abgegeben wird, sollte es einen sicheren Weg geben, dem Hinweisgeber zusätzliche Fragen zu stellen.
Schlussgedanken zu anonymen Meldungen
Während der Schutz von Hinweisgebern immer wichtig war, stellt die Akzeptanz und Förderung anonymer Meldungen eine signifikante Entwicklung dar. Es geht nicht nur darum, gesetzliche Vorgaben zu erfüllen. Es geht darum, eine Kultur des Vertrauens und der Integrität in Ihrem Unternehmen zu fördern.
Unsere Expertise in der Implementierung von Hinweisgeberschutzsystemen kann Ihnen helfen, diese Herausforderung erfolgreich zu meistern. Wenn „anonyme Meldungen“ für Ihr Unternehmen Neuland sind oder Sie Ihr bestehendes System überarbeiten möchten, sind wir hier, um Sie zu unterstützen.
Das Risiko anonymen Meldungen nicht anzubieten
Wenn Unternehmen Hinweisgebern keine Möglichkeit zur Abgabe von anonymen Meldungen bieten ist das Risiko für Unternehmen hoch, dass Hinweisgeber die Meldung statt direkt bei der externen Stelle des Bundes, also dem Bundesministerium für Justiz, abgeben.
Auch die externe Meldestelle ist dazu verpflichtet Folgemaßnahmen einzuleiten. Wie diese aussehen ist je nach Hinweis und Meldung unterschiedlich. Im besten Fall wird man darüber informiert und kann auch auf diesem Weg noch selbst tätig werden. Im schlechtesten Fall erfolgt eine Weiterleitung an Ermittlungsbehörden die dann wiederum Kontakt mit den entsprechenden Unternehmen aufnehmen.
