Eine Datenpanne ist aus Datenschutzsicht und im Kontext der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) eine
Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten
Verletzung bedeutet, dass der notwendige Schutz der Daten nicht sichergestellt werden konnte.
Allgemeine Schutzziele, Schutzbedarf, oder die Schutzbedarfsanforderungen von personenbezogenen Daten sind:
Neben dem Begriff Datenpanne spricht man auch von Datenschutzvorfällen, Datendiebstählen, Datenklau, Datenabflüssen oder Datenlecks. Für Ihr Verständnis wichtig ist: all das sind letztlich Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten.
Wann Datenpannen Sicherheitsvorfälle sind
Manchmal sind Datenpannen auch Sicherheitsvorfälle. Nämlich immer dann, wenn ein unerwünschtes Ereignis mit Auswirkungen auf die Informationssicherheit und / oder den Schutz von personenbezogenen Daten eintritt, und im Weiteren große Schäden nach sich ziehen kann.
Datenpannen sind also ein Teil von Sicherheitsvorfällen. Sie beziehen sich aber „nur“ auf personenbezogene Daten.
Was ist eine Datenpanne und was nicht?
Datenpannen können durch unbeabsichtigte, oder unrechtmäßige Vernichtung von personenbezogenen Daten entstehen. Es liegt immer dann eine Datenpanne vor, wenn die personenbezogenen Daten nicht mehr vorhanden sind, bzw. die Verfügbarkeit nicht mehr sichergestellt ist. (Die Daten sind weg, verschwunden, nicht mehr auffindbar, es kann nicht mehr auf sie zugegriffen werden, usw.)
Dabei spielt es keine Rolle, ob der Verlust absichtlich, oder unbeabsichtigt eingetreten ist. Darunter fällt also beispielsweise auch eine unrechtmäßige Löschung…
Wenn „Leute, die bestimmte personenbezogene Daten nichts angehen“ Kenntnis erhalten, liegt eine unbefugte Offenlegung vor (vgl. unbefugte Kenntnisnahme). Vielleicht war der Grund auch ein unbefugter Zugang?
Daraus könnte dann auch ein Problem mit der Richtigkeit der Daten entstehen. Sobald jemand die Möglichkeit hatte personenbezogene Daten zu manipulieren, und Sie den Ursprung nicht (mehr) nachvollziehen können, ist die Integrität der Daten gefährdet.
Am besten lässt sich die Datenpanne mit ein paar Beispielen verdeutlichen:
- Entsorgung alter Rechner und Datenträger im Hausmüll / Verkauf auf dem Flohmarkt;
- Schreddern von Akten, trotz bestehender Aufbewahrungspflicht;
- unwiederbringliches Löschen von weiterhin benötigten Dateien;
- Festplattencrash ohne Sicherung / Backup;
- Ransomwareangriffe / Verschlüsselungstrojaner in der Infrastruktur (kein Zugriff mehr möglich);
- Akten, Laptop, Smartphone o.ä. gehen verloren oder werden gestohlen (auch Einbruch);
- E-Mail-Versand an den falschen Empfänger(-kreis);
- Daten sind öffentlich abrufbar, verfügbar und/oder zugänglich;
- Zugriff auf den Unternehmensserver, einzelne Dateien und/oder Datenbanken usw.;
- Hacker dringen in das IT-System ein und machen kopien;
- Zugangsdaten sind im Internet auffindbar
Wie dargestellt liegt dabei je nach Vorfall eine Beeinträchtigung der Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und / oder der Integrität von personenbezogenen Daten (pbD) vor.
Risiko von Datenpannen
Als Faustformel gilt: Je mehr personenbezogene Daten (pbD) in Bewegung sind, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit einer Datenpanne.
Gleiches gilt auch für die Zugriffe…
Wann ist eine Datenpanne meldepflichtig?
Entsteht durch einen Datenschutzvorfall, also durch die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, voraussichtlich ein Risiko, oder sogar ein voraussichtlich hohes Risiko für Betroffene, sieht die DSGVO eine Meldung vor.
Die Meldepflicht besteht gegenüber der jeweils zuständigen Aufsichtsbehörde für Datenschutz. Details zur Meldung von Datenpannen regelt Art. 33 DSGVO.
Bei dem erwähnten hohen Risiko für Betroffene müssen diese sogar benachrichtigt werden. Es besteht also auch eine Benachrichtigungspflicht nach Art. 34 DSGVO.
Zur Veranschaulichung einige Beispiele für Risiken und hohe Risiken:
Risiken physischer Art
- Gesundheitsgefährdung
Risiken materieller Art
- finanzielle Verluste
- erhebliche wirtschaftliche Nachteile
- erhebliche gesellschaftliche Nachteile
Risiken immaterieller Art
- Verlust der Kontrolle über (die eigenen) personenbezogenen Daten
- Einschränkung der Rechte
- Diskriminierung
- Identitätsdiebstahl und/oder -betrug
- Rufschädigung
Zu beachten ist, das nicht alle Datenpannen der Meldepflicht unterliegen.Nur die mit voraussichtlichen Risiken oder hohen Risiken zu melden.
Wie wird das Risiko einer Datenpanne bestimmt?
Um das Risikos eines Datenschutzvorfalls zu bestimmen führen Sie am Besten eine Risikobewertung durch. Entscheidend bei der Bewertung ist, ob eines oder mehrere der genannten Risiken drohen könnten.
Datenpannen vorbeugen
Damit es erst gar nicht zu einem Datenschutzvorfall kommt, treffen Sie geeignete Maßnahmen zur Vorbeugung. Diese könenn entweder technisch, oder organisatorisch sein. Sie minimieren Risiken und vermeiden Melde- und Benachrichtigungspflichten.
Maßnahmen zur Vorbeugung von Datenpannen:
- integrieren eines Datenschutzmanagement-Systems;
- erstellen und umsetzen von Richtlinien und Konzepten zum Datenschutz;
- Technische und organisatorische Maßnahmen nach dem aktuellen Stand der Technik;
- Prüfung Ihrer Unterauftragnehmer in regelmäßigen Abständen;
- Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter
