Nach den Vorgaben der Hinweisgeberschutzgesetzes sollen Unternehmen, die die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes erfüllen müssen Whistleblowern unterschiedliche Möglichkeiten zur Abgabe Ihrer Hinweise zur Verfügung stellen.
Man spricht bei diesen Möglichkeiten Hinweise von sogenannten Meldekanälen.
Wenn Sie die Anforderungen an ein Hinweisgeberschutzsystem erfüllen möchten, achten Sie bei der Bereitstellung Ihrer Meldekanäle darauf, dass Hinweisgeber Ihnen ihre Meldungen verbal, oder in Schriftform mitteilen können.
Siehe dazu auch Kapitel III der Whistleblower Richtlinie.
Telefon und Hotlines als Meldekanäle im Hinweisgeberschutz
Meldungen über eine Telefonhotline halten viele Fachleute allerdings für problematisch.
Ein Argument, das in der Praxis oft dagegen spricht ist die personelle und wirtschaftliche Herausforderung wenn Anrufe Live entgegengenommen werden müssen.
Letztlich bedeutet es, dass eine Whistleblower Hotline besetzt sein muss. Bedenken Sie, dass Sie die Hinweise der Hinweisgebenden nicht zwischen Tür und Angel, einem Meeting, oder ähnlichem entgegennehmen möchten.
Die Sprachbarriere könnte bei Whistleblowerhotlines ein Problem darstellen, da Sie als Betreiber der Hotline, bzw. Meldestelle auch fremdsprachige Hinweise annehmen möchten und damit auch Personal mit entsprechenden Sprachkenntnissen beschäftigten müssen.
Audiomeldung als Meldekanäle im Hinweisgeberschutz
Wenn Sie keinen 24/7 Betrieb anbieten möchten, oder können, bedeutet das für den Hinweisgeber, dass er sich nach Ihren Hotlinezeiten richten muss.
Zusätzlich besteht bei Anrufen die Gefahr, dass wertvolle Informationen verloren gehen, oder vergessen werden. Um dieses Risiko zu minimieren, müssten Sie Aufzeichnungen der Anrufer erstellen, was jedoch datenschutzrechtlich auch wieder schwierig wird.
Besser ist es den Hinweisgebern die Möglichkeit zur Übergabe von Audiodateien anzubieten. Dabei bleibt die Anonymität gewahrt wenn Sie den Whistleblowern u.a. eine Stimmverfremdung anbieten und diese aktivieren.
Annahme anonymer Meldungen auf Webseiten
Wie wir aus dem Datenschutz wissen, besteht besonders auf Webseiten das Risiko der Identifikation. Nutzen Sie ein Hinweisgeberschutzsystem das die Hinweisannahme beispielsweise über Formulare ermöglicht, könnte ein auf der Webseite integriertes Tracking zu einer Aufhebung der Anonymität führen.
Vermeiden Sie dieses Risiko für sich, da Sie gegen gesetzliche Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes verstoßen würden. Zusätzlich schaffen Sie gegenüber den Hinweisgebern kein Vertrauen.
Ihre ToDos
- Tracking auf Hinweisgeberseiten ausschließen
- dazu gehört keine Speicherung von IP Adressen oder Gerätekennungen
- keine Weitergabe von Daten an Dritte
Diese Mindestanforderung setzen Sie am besten um, indem Sie Ihr Hinweisgeberschutzsystem professionell betreiben und ständig darauf kontrollieren.
Unser Rat: nutzen Sie professionelle Software wie Whistleblower Software und Dienstleister, die sich auf einen solchen Betrieb spezialisiert haben, und entsprechende Maßnahmen zur Anonymisierung in Ihrer Hinweisgebersoftware implementieren.
Zusammenfassung zu den Meldekanälen im Hinweisgeberschutz
Machen Sie es weder sich noch den Hinweisgebern zu schwer Meldungen von Whistleblowern zu empfangen, bzw. diese Hinweise zu erhalten.
Denn je höher für Hinweisgeber die Hürden dafür sind, desto weniger werden sie Ihren Meldekanal nutzen. Das hat das mögliche Risiko zur Folge, dass die Hinweise bei anderen Stellen landen, und Sie von diesen informiert werden.
Machen Sie es sich leicht. Generell sollte Ihr Meldekanal als Mindestanforderung den Empfang von Dateien aller Art ermöglichen und möglichst viele Optionen bieten, damit der Hinweisgeber sich aussuchen kann, wie er die Hinweise an Sie weiterleitet.
