Im Hinweisgeberschutz geht es oft um anonyme Meldungen. Warum? Weil Anonymität für Whistleblower dort Sicherheit schafft, wo Sie Konsequenzen fürchten müssen.
Anonyme Meldungen in Ihrem Meldesystem anzubieten sind ein Vertrauensbeweis.
Die gesetzlichen Vorgaben zum Betrieb eines Hinweisgeberschutzsystems sind in bestimmten Punkten der bisherigen Entwürfe waren detailliert beschrieben und gaben damit wiederum die Mindestanforderungen vor.
Im neuesten Entwurf können Anonyme Meldungen entgegengenommen werden. Eine Pflicht zur Bearbeitung, oder aber auch das Ermöglichen von anonymen Meldungen besteht voraussichtlich nicht.
Sind anonyme Meldungen Pflicht im Hinweisgeberschutz?
Anonyme Meldungen waren nach dem bisherigen Entwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes keine Verpflichtung. Es bestand keine Verpflichtung zur Annahame anonymer Meldungen über Meldekanäle. (Stand 12/2022)
Trotzdem sollen auch anonyme Meldungen bearbeitet werden. Das soll dann der Fall sein, wenn „dadurch die vorrangige Bearbeitung nichtanonymer Meldungen nicht gefährdet wird“ (§ 16 Abs. 1 Satz 4 HinSchG-E).
Im neuesten Entwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes (Stand 05/2023) ist KEINE Verpflichtung zur Bearbeitung anonymer Meldungen vorgesehen, bzw. besteht auch nicht die Pflicht anonyme Meldungen entgegen zu nehmen, also anonyme Meldungen überhaupt zu ermöglichen.
Wenn Sie anonyme Hinweise genauso behandeln wie nicht anonyme, machen Sie nichts falsch.
„Die Antwort auf die Frage, ob ein Unternehmen einen anonymen Hinweis entgegen nehmen soll, bzw. bearbeiten soll, kann jedes Unternehmen ganz einfach selbst überprüfen: was machte es mit einer glaubhaften, da richtigen anonymen Meldung zu einem schwerwiegenden Vorfall? Möchte es aufklären oder kann es diesen Vorfall ignorieren?
Ihr Ziel ist es schließlich Informationen über Fehlverhalten zu erhalten um ein solches zu unterbinden und Dinge in Zukunft besser zu machen. Solange der Hinweis sachlich und richtig ist, sollte die Identität des Hinweisgebers keine Rolle spielen.
Was Ihnen anonyme Meldungen bringen
Um Whistleblowern einen seriösen Betrieb Ihres Hinweisgeberschutzsystems zu garantieren, reicht es grundsätzlich aus die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Der Gesetzgeber hat sich hier einige fundamentale Anforderungen überlegt, die Hinweisgeber ermutigen sollen, ihr Wissen zu teilen und auf Missstände aufmerksam zu machen.
- Anonymisierungsmaßnahmen sorgen für anonyme Meldungen ohne Personenbezug
- sind Meldungen einer Person zuordenbar war die Meldung nicht anonym
Eine professionelle Software stellt Ihnen Anonymisierungsfunktionen zur Verfügung, bzw. wird personenbezogene Daten gar nicht erst erheben, oder eben so schnell wie möglich anonymisieren, so dass keine Zuordenbarkeit zu einer Person möglich ist.
Ist eine Re-Anonymisierung möglich, handelt es sich faktisch nicht um ein Anonymisierung. Sorgen Sie also dafür, dass ein Bezug zu Personen tatsächlich nicht mehr stattfinden kann.
Anonyme Meldungen im Hinweisgeberschutzsystem annehmen
Wenn Sie als Unternehmen anonyme Meldungen in Ihrem Hinweisgeberschutzsystem annehmen,
- zeigen Sie, dass Ihnen etwas an den Hinweisen liegt
- sind Ihnen die Hinweise an sich wichtiger als Informationen über den Hinweisgeber
- sind Ihnen Sicherheit und die Bedürfnisse der Hinweisgeber wichtig
- bauen Sie Vertrauen bei Ihrem Hinweisgeber auf
Wenn Sie anonyme Hinweise annehmen, bzw. mit anonymen Hinweisen umgehen können, bedeutet das, dass Sie an der Sache interessiert sind und Dinge verbessern / lösen möchten.
Vorteile für Whistleblower bei der Annahmen anonymer Meldungen
Wenn Sie als Betreiber eines Hinweisgebersystems anonyme Meldungen annehmen schaffen Sie abseits existierender gesetzlicher Verpflichtungen für sich und Ihre Whistleblower Vorteile, denn
- Whistleblower haben Vertrauen
- können sich vor Repressalien und Nachteilen sein
- bemerken, Ihr Interesse den Informationen gilt und nicht der Person
MIssbrauchsgefahr durch anonyme Meldungen
Natürlich ist es möglich, dass ein Missbrauch stattfindet und falsche Meldungen eingehen. Man möchte annehmen, dass anonyme Meldungen missbräuchliche Hinweise geradezu provozieren.
Ja, das ist möglich, jedoch sind solche Meldungen die Ausnahme. Generell können Sie diese nicht verhindern.
Das Gesetz sieht keinen Schutz der Meldenden bei missbräuchlichen Meldungen vor. Es sind sogar Geldbußen oder Schadenersatz vorgesehen. Je nach Meldung handelt es sich sogar um Straftatbestände.
Die genannten Konsequenzen nützen natürlich auch nichts, wenn eine anonyme Meldung entgegengenommen wurde. Auch damit müssen Sie leben.
Bedenken Sie, dass nicht jede falsch Meldung eine böswillig Absicht zugrunde liegt. Nach dem Gesetz werden auch Personen geschützt, wenn sie einen gemeldeten Sachverhalt falsch bewertet haben, oder in gutem Glauben ungenaue oder unzutreffende Informationen melden. Es muss nicht immer Absicht sein.
