interne oder externe Meldestelle
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Warum ist eine Interne Meldestelle jetzt wichtiger denn je?
Die externe Meldestelle des Bundes hat sicherlich ihre Berechtigung, aber Unternehmen sollten darauf abzielen potentiellen Hinweisgebern einen direkten Meldekanal, also die interne Meldestelle des Unternehmens so schmackhaft wie möglich zu machen.
Denn Meldungen direkt vom Hinweisgeber selbst zu erhalten und darauf reagieren zu können anstelle durch eine externe Meldung beim BMJ eingegangene Meldung über Missstände informiert zu werden ist nachvollziehbarer Weise deutlich komfortabler.
Schließlich bietet eine solche intern eingegangene Meldung nicht nur die Möglichkeit, frühzeitig Maßnahmen zu ergreifen, sondern auch das Vertrauensverhältnis des Hinweisgebers in das Unternehmen und die interne Meldestelle weiter zu stärken.
Ziel 1: Etablierung einer Internen Meldestelle
Es ist im Hinweisgeberschutzgesetz für Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern nicht nur vorgeschrieben, sondern für das notwendige Vertrauen des Whistleblowers auch unerlässlich, dass Unternehmen eine „interne Meldestelle“ einrichten. Hier sind einige Schritte, die Unternehmen in Betracht ziehen sollten:
Schaffung eines sicheren digitalen Raumes:
Richten Sie einen Kommunikationskanal ein, über den Hinweisgeber ihre Bedenken anonym äußern können.
Auch wenn keine gesetzliche Pflicht zur Annahme von anonymen Meldungen besteht ist stehen die internen Meldestellen in direkter Konkurrenz zur externen Meldestelle des Bundes bei der man als Hinweisgeber anonyme Meldungen abgeben kann – diese werden auch bearbeitet, jedoch sind bis Juli 2024 die Möglichkeiten der anonymen Kommunikation eingeschränkt, bzw. noch nicht vorhanden.
Gesetzeskonformität: Stellen Sie sicher, dass Ihre „interne Meldestelle“ allen gesetzlichen Anforderungen entspricht, um rechtliche Fallstricke zu vermeiden. Vor allem die Vertraulichkeit über die Identität der Hinweisgebenden Personen und die Fachkunde der Ombudspersonen sollten Sie mit hoher Aufmerksamkeit beachten.
Transparenz und Rechenschaftspflicht: Kommunizieren Sie gegenüber der Hinweisgebenden Person klar und deutlich die Prozesse und das Vorgehen nach dem Eingang einer Meldung über Ihre interne Meldestelle um Vertrauen zu schaffen udn sogar zu stärken. Unter Umständen haben Sie hier nur eine Chance bevor sich der Hinweisgeber für die Abgabe seiner Meldung über die externe Meldestelle des Bundes entscheidet.
Ziel 2: Aufbau von Vertrauen
Vertrauen ist die Basis einer funktionierenden „internen Meldestelle“. Hier sind einige bewährte Methoden zum Aufbau von Vertrauen:
Klarheit in der Kommunikation: Etablieren Sie klare Kommunikationskanäle und fördern Sie eine offene Dialogkultur. Werben Sie um die Hinweise und gehen Sie gegen Missstände vor.
Schulung und Aufklärung: Investieren Sie in die Schulung der Mitarbeiter über die Bedeutung und Funktionsweise der „internen Meldestelle“. Haben Mitarbeiter den Eindruck Hinweisgeber wären ungeliebte Denunzianten, sind sie sicher eher geneigt ihre anonyme Meldung bei der externen Meldestelle des Bundes abzugeben.
Kontinuierliches Engagement: Zeigen Sie ein kontinuierliches Engagement für die Verbesserung des Meldesystems und nehmen Sie das Feedback der Mitarbeiter ernst. Selbst wenn die interne Meldestelle nicht genutzt wird, bedeutet das keine Zustimmung zum Vorgehen. (Genauso wenig wie es natürlich Kritik bedeutet. Es sagt einfach nur nichts aus.)
Ziel 3: Proaktive Handlungen
Ein Unternehmen, das proaktiv handelt, kann potentielle Krisen abwenden, bevor sie eskalieren – im schlimmsten Fall sogar öffentlich. Hier sind einige Maßnahmen, die Unternehmen ergreifen können:
Frühzeitige Intervention: Preisen Sie die interne Meldestelle als Werkzeug zur frühzeitigen Erkennung und Intervention bei potenziellen Problemen an. Wenn Sie den Hinweisgeberkanal schon betreiben müssen, machen Sie wenigstens das beste daraus und vermeiden Sie Nachteile.
Strategische Planung: Integrieren Sie die Erkenntnisse aus den Meldungen in Ihre strategische Planung, um ein resilientes Unternehmen zu schaffen.
Kooperation mit der Externen Meldestelle: Arbeiten Sie bei Bedarf konstruktiv mit der externen Meldestelle des Bundes oder den Behörden die in Zusammenhang mit solchen Meldungen auf Sie zukommen zusammen. Auch das schafft wieder Vertrauen bei Hinweisgebern für zukünftige Meldungen. Nicht jeder Hinweisgeber möchte mit seiner Meldung nachtreten oder Ärger machen – vielen Hinweisgebern geht es um die Sache. Sie sind Überzeugungstäter.
Fazit: interne Meldestelle einrichten, Vertrauen schaffen
Die steigende Anzahl von Meldungen bei der externen Meldestelle des Bundes sollte als Weckruf für Unternehmen dienen. Der Aufbau einer eigenen effektiven internen Meldestelle ist nicht nur eine Frage der gesetzlichen Compliance, sondern auch ein entscheidender Schritt zur Stärkung des Vertrauens und der Resilienz eines Unternehmens.
In einer Zeit, in der die gesellschaftliche Verantwortung von Unternehmen stärker in den Fokus rückt, ist der Aufbau einer internen Meldestelle, sowie ein verantwortungsvoller professioneller Umgang mit eingehenden Meldungen ein Zeichen von Verantwortungsbewusstsein.
Aufruf zur Diskussion:
Liebe Leser, wir laden Sie ein, sich an dieser wichtigen Diskussion zu beteiligen. Was denken Sie über die aktuelle Entwicklung? Was könnten Unternehmen tun, um das Vertrauen in ihre internen Meldestellen zu stärken? Teilen Sie uns Ihre Gedanken und Erfahrungen mit.
Wir freuen uns auf einen regen Austausch und konstruktive Diskussionen in den Kommentaren.
